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Una vez que la información ha sido recolectada, es importante asegurarse de que se convierta en una documentación útil y accesible para que sea utilizada más adelante. A continuación plantearemos algunas estrategias para el procesamiento y almacenamiento de la información.

Procesamiento de información[edit | edit source]

El objetivo del procesamiento es asegurar que todos los materiales sean útiles, ya sea para el equipo que recolectó la información de fuentes primarias o secundarias, o para otras personas en el futuro. Para esto, se debe iniciar considerando algunos de los principales usos de la documentación en el futuro, por ejemplo, investigaciones de fuentes secundarias, replicación de las soluciones o análisis de datos.

Actividades clave[edit | edit source]

Algunas de las actividades clave del procesamiento son:

Seleccionar y editar el material. Se puede iniciar el procesamiento eliminando el material redundante o inutilizable por su mala calidad. Esta es una tarea que aunque toma bastante tiempo, produce documentación de buena calidad. Como segundo paso se recomienda hacer ediciones simples como cortes de secciones sin contenido de material como fotografías y vídeos. No obstante, es importante evitar hacer ediciones al material que dificulten su uso futuro, como la aplicación de filtros o reducción de calidad del material.

Convertir a formatos accesibles. Los formatos digitales utilizados para el almacenamiento del contenido son importantes. Se debe considerar, por ejemplo:

  • Reducir el uso de formatos difíciles de editar en la medida de lo posible. Un ejemplo son los documentos en PDF.
  • Evitar formatos que requieren software especializado o propietario (es decir, que se paga por usar). Algunos ejemplos son imágenes en software de Adobe o documentos que requieran Microsoft Office, pues no siempre están disponibles para cualquier persona. En lugar de esto, se recomienda utilizar formatos de licencia abierta y que sean soportados por aplicaciones sin costo y fáciles de utilizar.
  • Eliminar contraseñas o encriptación del contenido. Si el contenido es sensible, entonces debe reconsiderarse su disponibilidad como documentación abierta.

Integrar la información. Esto puede implicar la agregación de materiales en el caso que sea posible. Por ejemplo:

  • Consolidar varios documentos relacionados en un solo archivo editable, con un formato accesible.
  • Organizar datos de observaciones en bases de datos. Para esto se recomienda aplicar los principios de datos ordenados (en inglés es conocido como tidy data) se refiere a la organización de observaciones que faciliten su análisis posterior[1].

Anonimizar información sensible. Considerar eliminar cualquier información personal que no sea relevante al caso de estudio. Esto aplica tanto a datos personales (disponibles en listas o entrevistas), así como los medatatos (por ejemplo, ubicaciones embebidas en las fotografías que puedan identificar a personas que desean mantener el anonimato).

Automatizar el procesamiento[edit | edit source]

La biblioteca ffmpeg permite automatizar la conversión de archivos de vídeo y es fácil de aprender a utilizar.

Una manera de reducir la carga de trabajo asociada con el procesamiento es utilizando herramientas para clasificar, editar y convertir los materiales. Ejemplos de estos procesos son herramientas de software de licencia abierta para la gestión de fotografías e imágenes como DigiKam (como alternativa a Adobe Lightroom, que es de pago). Esta herramienta permite automatizar una buena parte del proceso.

También se pueden utilizar herramientas programáticas para el procesamiento. Aunque estas requieren ciertas habilidades de programación, pueden facilitar el trabajo y ser integradas al flujo de trabajo. Un ejemplo de esto es ffmpeg, una poderosa herramienta para convertir archivos de vídeo.

Almacenamiento[edit | edit source]

Una vez la información ha sido procesada, es momento de almacenarla en un lugar que esté disponible para que otras personas puedan acceder a ella y utilizarla, según sea el caso.

Almacenar localmente o en la nube[edit | edit source]

Se puede iniciar utilizando dispositivos accesibles o fáciles de utilizar, como los celulares inteligentes, memorias USB, tablets, etc., que en muchas ocasiones permiten almacenar una buena cantidad de información. No obstante, se recomienda centralizar esta información en dispositivos electrónicos locales como en computadoras o discos duros externos institucionales (si se almacena en el quehacer institucional) para extender su disponibilidad y permanencia en el tiempo, debidamente rotulados y organizados.

No obstante, la documentación abierta busca estar disponible a otras personas y desarrollar redes de colaboración. El modo más común de hacer esto es utilizar plataformas de almacenamiento de contenido en la red. Aunque estas soluciones son bastante conocidas y utilizadas, existen algunas prácticas a considerar para compartir una documentación que sea accesible y utilizable.

Tener en mente la longevidad de la información. En primera instancia se usan herramientas como Google Drive y Dropbox, herramientas que permiten organizar y almacenar la información, así como proveer accesos específicos con otras personas o al público en general. Sin embargo, uno de los problemas con estas soluciones es que su acceso depende usualmente de una sola persona o de las políticas de la plataforma, por lo que a menudo estos accesos son revocados por error o debido a que la persona ya no trabaja en el proyecto y se pierde el contacto, o incluso por la desafortunada pérdida de accesos a un correo electrónico.

Tener en cuenta la accesibilidad. Esto implica, entre otras cosas, escoger plataformas que de preferencia no requieran registro o demasiados datos personales, que esté disponible para conexiones de Internet de baja velocidad, y que la interfaz esté disponible en varios idiomas.

Documentación lista para utilizar: Openclipart
Captura obtenida de esta página.

Openclipart es una plataforma que contiene imágenes prediseñadas que pueden ser utilizadas para varios usos como presentaciones o servir como ilustraciones para libros o manuales. Todas las imágenes de Openclipart están en el dominio público, lo cual significa que pueden ser utilizadas sin restricciones.

A la derecha se muestra un ejemplo de imagen disponible en el sitio, mostrando algunas características relevantes sobre cómo procesar y almacenar la información:

  • Uso de formatos abiertos. La ilustración utiliza el formato SVG, el cual es abierto (incluso soportado por navegadores) y editable por una gran cantidad de herramientas de software.
  • Posee metadatos descriptivos: la fecha y hora de creación, el autor, el título e incluso registro de usos posteriores para obras derivadas (es decir, que alguien utilizó la imagen como base para crear una nueva).
  • Está disponible en una plataforma accesible por cualquier persona en Internet.

Hacer la información "descubrible"[edit | edit source]

Metadatos en Wikimedia Commons.

Para que la documentación sea utilizada por más personas, es necesario ponerla al alcance de quienes la buscan. Un ejemplo de esto es que alguien busque imágenes sobre soluciones energéticas locales, entrevistas que describen iniciativas de filtrado de agua, o dibujos esquemáticos sobre el funcionamiento de un modelo de negocios para agricultura.

Las formas más fáciles de garantizar la descubribilidad son:

  • Crear carpetas para organizar la información en atención a criterios de clasificación de los diferentes procesos y tipos de soluciones. Ejemplos son: por año, por evento, o por proyecto.
  • Facilitar la descarga del contenido e incentivar el uso de varias copias en diferentes plataformas.
  • Colocar metadatos a los archivos y colecciones. Los metadatos a menudo se definen como "datos sobre los datos" y son etiquetas que permiten identificar el contenido: fecha, ubicación, autora, comentarios, etc. Algunos archivos digitales poseen la capacidad de guardar metadatos, por ejemplo el formato EXIF para fotografías, que puede consultarse desde una computadora o teléfono (al buscar la opción de ver los atributos de una imagen).

De esta manera, el resultado de las actividades de Mapeo de Soluciones serán accesibles para todas aquellas personas que buscan abordar problemas locales con ayuda del conocimiento obtenido en otros lugares.

Hacer la documentación reutilizable[edit | edit source]

Finalmente, es importante considerar cómo la gestión de la documentación incentiva a que otras personas utilicen el contenido. Esto puede facilitarse a través de la selección de licencias abiertas y su correcta utilización. La sección sobre licencias abiertas explicará con más detalle cómo escoger y aplicar una licencia para documentación y productos de conocimiento.

Recursos relevantes[edit | edit source]

Referencias[edit | edit source]

  1. Wickham, H. (2014). Tidy Data. Journal of Statistical Software, 59, 1–23. https://doi.org/10.18637/jss.v059.i10
Page data
Type Course
Keywords conocimiento, documentación, mapeo de soluciones
SDG Sustainable Development Goal SDG17 Partnerships for the goals
Authors Rodrigo Morán, Emilio Velis, Scann
Published 2022
License CC-BY-SA-4.0
Affiliations PNUD El Salvador, Appropedia Foundation
Language Español (es)
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