Tolocar/Playbook/How to Tolocar/Checklist/pl

▼Ta strona jest częścią projektu Tolocar firmy GIZ . Treść jest dostępna do edycji , co oznacza, że ​​zachęcamy do edycji i ponownego wykorzystywania wszystkich materiałów z poszanowaniem ich licencji .

Chcemy podzielić się naszą wiedzą i dobrymi praktykami z innymi zespołami, które (planują) prowadzić mobilne przestrzenie makerskie. Opracowaliśmy własną listę kontrolną, która jest stale rozwijana i nie rości sobie prawa do jej wyczerpującego charakteru ani zastosowania w każdym projekcie mobilnej przestrzeni makerskiej. Żałujemy jednak, że nie mieliśmy czegoś takiego, gdy rozpoczynał się projekt Tolocar!

Dlatego udostępniamy naszą listę kontrolną tutaj, a także w Internecie, jako żywy dokument typu open source, aby każdy mógł łatwo dostosować ją do swoich potrzeb, dodawać do niej elementy i przyłączyć się do dyskusji.

„Jeśli ktokolwiek chce zbudować Tolocara dla dowolnego kraju, dowolnego regionu i dowolnego zadania: nie powinien próbować zbudować idealnego Tolocara, lecz zbudować Tolocar bazowy i zostawić operatorom pewien budżet, aby mogli otrzymać dokładnie takie narzędzia, jakich potrzebują do swoich zadań”. Denys Kvasov

Przygotuj opis stanowiska pracy na potrzeby rekrutacji, uwzględniający wymagane prawo jazdy i umiejętności techniczne.

Jasno oferuj szkolenia dotyczące konkretnych umiejętności w miejscu pracy.

Priorytetem powinny być kompetencje interpersonalne i komunikacyjne oraz otwarte i nastawione na rozwiązania podejście, a nie wiedza techniczna.

Świadomie zastanów się nad różnorodnością swojego zespołu – które grupy są reprezentowane, a które nie? Czy jest to celowe, a jeśli nie: co możesz zrobić, aby stać się bardziej zróżnicowanym zespołem, a tym samym opracować bardziej inkluzywne rozwiązania? [1]

Sporządzanie projektów umów na różne stanowiska, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Przygotuj pakiet startowy:

Opis projektu, obejmujący cele, wskaźniki i ograniczenia.

Wprowadzenie do wszystkich narzędzi, np. baz danych, kanałów komunikacji zespołowej.

Wytyczne dotyczące raportowania: raportowanie wewnętrzne, raportowanie partnerom, raportowanie fundatorowi, raportowanie publiczne za pośrednictwem mediów (społecznościowych) i wydarzeń.

Wzory wszelkich dokumentów we wszystkich niezbędnych językach (w naszym przypadku: ukraińskim, niemieckim i angielskim), np. arkusze czasu pracy, protokoły przekazania, arkusze uczestnictwa, umowy o przekazaniu materiałów fotograficznych, wideo i audio.

Przeprowadź wewnętrzne sesje wdrożeniowe, połącz doświadczonych członków zespołu z nowymi.

Stwórz połączenie między zespołem zaplecza a zespołami operatorów poprzez nieformalne spotkania „All Hands”, a także wewnętrzne sesje poświęcone planowaniu operacyjnemu, wymianie wiedzy i usprawnianiu procesów.

Wprowadź kodeks postępowania.

Zaangażowanie i współpraca społeczności: Współtwórz i stale udoskonalaj strategie swojego zespołu mające na celu budowanie relacji z lokalnymi społecznościami i partnerami, wspieranie współpracy oraz efektywne dzielenie się wiedzą i umiejętnościami.

Zrozumieć kontekst danej społeczności.

Dowiedz się więcej o ekosystemie innowacji i nawiąż kontakt z lokalnymi ośrodkami, przestrzeniami twórczymi i innowatorami.

Rozwijaj lokalne zasoby i mocne strony kulturowe.

Zarezerwuj sobie wystarczająco dużo czasu na naukę i dzielenie się wiedzą w obrębie zespołu, a także z użytkownikami i partnerami (np. rundy przekazywania opinii na koniec aktywności, regularne spotkania retrospektywne).

Skontaktuj się z innymi, aby podzielić się swoimi doświadczeniami i skorzystać z ich doświadczeń.

Wykorzystuj ponownie otwarte zasoby i projekty.

Wnieś swój wkład i prześlij własne rozwiązania do repozytoriów open source (np. Appropedia, GitHub).

Zawsze priorytetowo traktuj bezpieczeństwo swojego zespołu i partnerów! Jeśli musisz współpracować z zewnętrznymi dostawcami usług, aby zapewnić którykolwiek z poniższych punktów, uwzględnij to w budżecie.

Opracuj system zapewniający bezpieczeństwo.

Utwórz procedury awaryjne, np. na wypadek pożaru, klęsk żywiołowych, a w naszym przypadku: wojny.

Utwórz protokoły bezpieczeństwa dla użytkowania maszyn.

Prowadzenie szkoleń wewnętrznych w celu zapewnienia, że ​​wszyscy wiedzą, jak postępować w sytuacjach awaryjnych, udzielać pierwszej pomocy oraz bezpiecznie obsługiwać narzędzia i maszyny.

Pamiętaj, że bezpieczeństwo psychiczne jest równie ważne, jak fizyczne! W razie potrzeby stwórz przestrzeń i czas na zdrowie psychiczne: przeznacz budżet na wsparcie zewnętrzne. Na Ukrainie do tej pory wypalenie zawodowe i zespół stresu pourazowego (PTSD) stanowią największe zagrożenia dla zdrowia psychicznego wśród podmiotów społeczeństwa obywatelskiego.

Monitorowanie i ocena służą podejmowaniu decyzji zarządczych na wszystkich poziomach: w zespołach operatorów, organizacjach partnerskich i całym projekcie Tolocar.

Określ częstotliwość i format wewnętrznego monitoringu i ewaluacji. Określ, kto będzie odpowiedzialny za sporządzanie i dystrybucję tych raportów. Wykorzystaj te raporty jako podstawę do wspólnego uczenia się i dzielenia się wiedzą.

Określ wymagania dotyczące sprawozdawczości dla partnerów lub organizacji współpracujących.

Określ obowiązki sprawozdawcze dla fundatorów projektu.

Zaplanuj dzielenie się aktualnościami z szerszą publicznością za pośrednictwem kanałów medialnych, mediów społecznościowych lub wydarzeń. Publiczne raportowanie może pomóc w zwiększeniu świadomości na temat projektu i jego wpływu.

Informacje zwrotne i nauka: promuj podejście do raportowania zorientowane na naukę, w którym spostrzeżenia i informacje zwrotne ze sprawozdań służą do udoskonalania strategii i wyników projektu.

Należy zająć się kwestiami prywatności danych i uzyskać zgodę uczestników, jeżeli dane lub materiały zawierające te dane zostaną wykorzystane w raportach.

Współtwórz i iteruj plan monitorowania postępów projektu i pomiaru jego wpływu. Zdefiniuj metody gromadzenia danych i wskaźniki oceny sukcesu projektu. Ustal jasne wskaźniki.

Zapoznaj się ze wszystkimi procedurami (w naszym przypadku: odprawa celna, czasowy import pojazdów, narzędzi i maszyn, wizy dla cudzoziemców).

Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty i upewnij się, że kopie lub oryginały znajdują się w pojeździe. W naszym przypadku obejmuje to:

Dokumenty rejestracyjne pojazdu.

Ubezpieczenie.

Dokumenty gwarancyjne sprzętu

Za przechodzenie przez punkty kontrolne: pismo od HIWW i GIZ wyjaśniające, dlaczego ukraińscy operatorzy (podające imiona i nazwiska członków zespołu) prowadzą pojazd z niemieckimi tablicami rejestracyjnymi.

Przygotuj dokumenty przekazania.

Wybierz maszyny i narzędzia do swoich pojazdów, biorąc pod uwagę potrzeby partnerów i cele projektu.

Wybieraj maszyny open source, kiedy tylko możesz. Są łatwiejsze w samodzielnym utrzymaniu i można je replikować w warsztatach z partnerami.

Staraj się, aby środek ciężkości znajdował się jak najniżej i najwyśrodkowany – dzięki temu znacznie poprawisz stabilność pojazdu.

Zapewnij łączność internetową i niezależne źródło zasilania.

Weź pod uwagę warunki klimatyczne: użyj odpowiednich materiałów, zaizoluj pojazd przed wyposażeniem mobilnego warsztatu, a jeśli pracujesz w zimnym/gorącym klimacie: dodaj ogrzewanie zasilane olejem napędowym i/lub klimatyzację.

Upewnij się, że oprogramowanie potrzebne do obsługi maszyn jest zainstalowane, zaktualizowane i uruchomione na dedykowanych komputerach o odpowiednich parametrach.

Zainstaluj alarm i system zdalnego monitorowania pojazdu, ponieważ jest on bardzo cennym celem dla złodziei.

Zawsze utrzymuj pojazd oraz wszystkie maszyny, narzędzia i urządzenia w najlepszym stanie.

Planując interwencje, należy wziąć pod uwagę warunki zewnętrzne, np. stan dróg, kwestie bezpieczeństwa, dostępność paliwa.

Posiadaj co najmniej dwa kluczyki do każdego pojazdu i nigdy nie przechowuj ich w tym samym miejscu.

Przechowuj zestaw narzędzi samochodowych oddzielnie od innych narzędzi, aby mieć do nich łatwy dostęp w razie potrzeby.

Miej przy sobie wszystkie instrukcje obsługi maszyny w wersji drukowanej, na wypadek gdybyś nie miał dostępu do Internetu, gdy będziesz musiał coś naprawić.