Tolocar/Administration of the FABLAB workshop

This initiative presents common problems, general solutions and best practices for administering and managing makerspaces and open workshops.

With this initiative, we decided to combine the experience of two Ukrainian workshops (OstrivLab and the open workshop “Parasolka”) in administration and management.

Workshop administration and management are quite complex topics that involve many components and depend on many factors. We hope that the material presented below will help you improve your existing workshops or encourage you to open a new one.

It is important to realize that each project, each workshop, and each team is unique, with different strengths and weaknesses, and there is no universal model that fits all. However, there are a number of processes and problems that have similar characteristics and for which more or less universal solutions can be generated.

В даному проекті ми вирішили закумулювати досвід двох українських майстерень (OstrivLab та відкритого цеху "Парасолька") в адмініструванні та управлінні.

Адміністрування і менеджмент майстерні — це досить комплексні теми, які містять багато складових і залежать від багатьох факторів. Сподіваємось, що викладений нижче матеріал зможе допомогти вам покращити ваші існуючі майстерні, або наважитись на відкриття нової.

Одразу варто усвідомити, що кожен проєкт, кожна майстерня і команда — це індивідуальні випадки з різним сильними і слабкими сторонами, і немає жодної універсальної моделі, яка підійде всім. Але є низка процесів і проблем, які мають схожу специфіку, і для яких можна генерувати більш-менш універсальні рішення.

1. Insufficient funding may affect the availability of modern equipment and technologies.
2. Staffing issues. The ability to attract and retain highly qualified staff is key to the successful operation of FabLabs. A shortage of technical specialists may lead to disruptions in operations and a decline in service quality.
3. Safety and security. Safety and security management in FabLabs requires continuous improvement. Improper use of equipment, inadequate occupational safety, and lack of effective security measures can pose a danger to users.
4. Technical problems. The lack of a clear technical support system and inadequate equipment maintenance can lead to frequent technical failures and disruptions.
5. Low equipment utilization. There may be a problem with low utilization of expensive and complex equipment due to insufficient demand among users or poor service quality.
6. Lack of coordination. FabLabs may have problems with organization and coordination. The lack of an effective management system can lead to disruptions and inefficient use of resources.
7. The need for constant updating. The rapid pace of technological development requires constant updating of equipment and software, which can be costly and require a lot of effort from administrators and managers.
8. Lack of process standardization. The lack of standards and procedures can lead to inconsistencies in work, which can complicate training and user experience.
9. Marketing and promotion challenges. It is important to be able to attract new users and ensure stable demand for FabLab services. Marketing and promotion challenges can affect the financial stability of workshops.
10. Interaction with the community. The successful operation of FabLabs depends on interaction with the local community, educational institutions, and businesses. The lack of effective interaction can complicate the attraction of new users and the development of workshops.

1. Недостатні ресурси. Багато майстерень FabLab мають обмежений бюджет та обладнання, що може ускладнювати їхні адміністрування та менеджмент. Недостатнє фінансування може впливати на доступність сучасного обладнання та технологій.
2. Кадрові проблеми. Здатність привертати та утримувати висококваліфіковані кадри є ключовою умовою для успішної роботи майстерень FabLab. Недостатність спеціалістів з технічних галузей може призвести до перебоїв у роботі та погіршення якості послуг.
3. Безпека та забезпечення. Управління безпекою та забезпеченням у майстернях FabLab вимагає постійного вдосконалення. Неналежне використання обладнання, недостатня охорона праці та відсутність ефективних заходів забезпечення можуть призвести до небезпеки для користувачів.
4. Технічні проблеми. Відсутність чіткої системи технічної підтримки та недостатнє обслуговування обладнання можуть призвести до частих технічних збоїв та перебоїв у роботі.
5. Низьке завантаження обладнання. Може виникнути проблема з низьким завантаженням дорогого та складного обладнання через відсутність достатнього попиту серед користувачів або недостатню якість надання послуг.
6. Брак координації. Майстерні FabLab можуть мати проблеми з організацією та координацією роботи. Відсутність ефективної системи управління може призвести до збоїв у роботі та неефективного використання ресурсів.
7. Потреба у постійному оновленні. Швидкий темп розвитку технологій вимагає постійного оновлення обладнання та програмного забезпечення, що може бути витратним та вимагати великих зусиль від адміністраторів та менеджерів.
8. Відсутність стандартизації процесів. Відсутність стандартів та процедур може призвести до непослідовності у роботі, що може ускладнити навчання та роботу користувачів.
9. Проблеми з маркетингом та просуванням. Важливо вміти привертати нових користувачів та забезпечувати стабільний попит на послуги FabLab. Проблеми з маркетингом та просуванням можуть впливати на фінансову стабільність майстерень.
10. Взаємодія з громадою. Успішна робота майстерень FabLab залежить від взаємодії з місцевою громадою, освітніми установами та підприємствами. Відсутність ефективної взаємодії може ускладнювати залучення нових користувачів та розвиток майстерень.

1. Insufficient resources:
   • attracting funding through grants, sponsors, or industry partners;
   • establishing partnerships with companies to share or upgrade equipment at joint expense.
2. Human resources issues:
   • developing programs to support education and training of technology professionals;
   • introducing an internship and support system for young professionals.
3. Safety and security:
   • conducting regular safety training for users and staff;
   • using modern safety monitoring and control systems.
4. Technical issues:
   • concluding maintenance contracts and systematically checking equipment;
   • creating a system for immediate response to technical issues.
5. Low equipment utilization:
   • conducting marketing campaigns to increase demand for workshop services;
   • developing programs and courses to attract new users.
6. Lack of coordination:
   • implementation of a project and task management system;
   • organization of regular meetings and communication events.
7. Need for constant updating:
   • development of a strategy for updating equipment and software;
   • establishment of partnerships with suppliers to obtain discounts on updates.
8. Lack of process standardization:
   • developing work standards and procedures to ensure consistency and efficiency;
   • training staff and users to use standard approaches
9. Marketing and promotion issues:
   • use of social media and online platforms for marketing;
   • development of creative initiatives and events to attract attention.
10. Community engagement:
    • organizing open events for the public and partnering with local institutions and companies;
    • collaborating with educational institutions to develop technology training and education programs.

1. Недостатні ресурси:
   • залучення фінансування через гранти, спонсорів або галузевих партнерів;
   • встановлення партнерств з компаніями для обміну обладнанням або його оновлення за спільний рахунок.
2. Кадрові проблеми:
   • розвиток програм для підтримки освіти та підготовки фахівців в сфері технологій;
   • запровадження системи стажування та підтримки для молодих спеціалістів.
3. Безпека та забезпечення:
   • проведення регулярних тренінгів з безпеки для користувачів та персоналу;
   • застосування сучасних систем моніторингу та контролю за безпекою.
4. Технічні проблеми:
   • укладення договорів на технічне обслуговування та систематична перевірка обладнання;
   • створення системи миттєвого реагування на технічні проблеми.
5. Низьке завантаження обладнання:
   • проведення маркетингових кампаній для збільшення попиту на послуги майстерень;
   • розробка програм та курсів для залучення нових користувачів.
6. Брак координації:
   • впровадження системи управління проєктами та задачами;
   • організація регулярних нарад та комунікаційних заходів.
7. Потреба у постійному оновленні:
   • розробка стратегії оновлення обладнання та програмного забезпечення;
   • встановлення партнерств з постачальниками для отримання знижок на оновлення.
8. Відсутність стандартизації процесів:
   • розробка стандартів роботи та процедур для забезпечення послідовності та ефективності;
   • навчання персоналу та користувачів використовувати стандартні підходи.
9. Проблеми з маркетингом та просуванням:
   • використання соціальних мереж та онлайн-платформ для маркетингу;
   • розвиток креативних ініціатив та заходів для привертання уваги.
10. Взаємодія з громадою:
    • організація відкритих заходів для громадськості та партнерство з місцевими установами та компаніями;
    • співпраця з освітніми закладами для розвитку програм навчання та освіти в галузі технологій.

Administering a FabLab workshop requires a diverse set of competencies and skills. Below is an overview of general roles and responsibilities that may be included in the team for effective administration.

1. Lab Manager:

• Development and implementation of strategic plans;
• Budget and financial management;
• Coordination of safety and occupational health measures;
• Engagement with partners and the community.

2. Technical Specialist:

• Responsible for the operation and maintenance of technical equipment;
• Implementation and improvement of new technologies and tools;
• Technical support for users and staff.

3. Project Manager:

• Organization and management of projects within the workshop;
• Development of schedules and monitoring of task execution;
• Coordination of teams and resources to achieve project goals.

4. Training and Development Specialist:

• Development of training programs and courses for users;
• Conducting training sessions and supporting newcomers;
• Organization of seminars and workshops.

5. Public Relations Manager:

• Development and implementation of marketing and promotion strategies;
• Communication with media, the community, and partners;
• Organization of events and promotional activities.

6. System Administrator:

• Ensuring the stability and security of the network and information systems;
• Troubleshooting and maintaining the IT infrastructure.

7. Business Development Specialist:

• Establishing and maintaining partnerships with companies and other institutions;
• Identifying new opportunities for funding and FabLab development;
• Market analysis and development of growth strategies.

This is only a general list of roles. In reality, the team structure may vary depending on the size and specific characteristics of each FabLab.

Before launching an open workshop, it is important to have a basic understanding of how the following aspects will be managed:

1. Workshop Management:

• Planning and coordination: Development of strategic and operational plans for the FabLab’s growth and coordination of their implementation;
• Workspace organization: Setting up an efficient layout for equipment and infrastructure.

2. Financial Management:

• Budgeting and financial control: Managing budgetary resources, monitoring expenses, and developing cost-saving strategies.

3. Technical Maintenance:

• Equipment management: Ensuring proper operation and technical support for all FabLab equipment;
• Safety: Implementing and monitoring safety protocols, providing user instructions.

4. Communication and Interaction:

• Community relations: Building and maintaining positive relationships with the local community, partners, and other stakeholders;
• User engagement: Providing information, addressing user inquiries, and integrating feedback.

5. Personnel Management:

• Hiring and staff management: Recruitment, training, and performance evaluation of FabLab employees;
• Scheduling: Task allocation and monitoring of work progress.

6. Training and Development:

• Program development: Designing and updating educational programs and courses;
• Learning support: Providing assistance and guidance for newcomers and users.

7. Marketing and Promotion:

• Marketing strategies: Developing and implementing marketing strategies to raise the FabLab’s visibility and popularity;
• Event organization: Hosting exhibitions, workshops, and other events to attract attention.

Адміністрування майстерні FabLab вимагає різноманітних компетенцій та навичок. Нижче подано загальні ролі та обов'язки, які можуть бути включені до команди для ефективного адміністрування.

1. Керівник майстерні (Lab Manager):

• розробка та виконання стратегічних планів;
• управління бюджетом та фінансами;
• координація забезпечення безпеки та охорони праці;
• взаємодія з партнерами та громадою.

2. Технічний спеціаліст (Technical Specialist):

• відповідальність за функціонування та обслуговування технічного обладнання;
• впровадження та вдосконалення нових технологій та інструментів;
• технічна підтримка користувачів та персоналу.

3. Менеджер проектів (Project Manager):

1. організація та керівництво проєктами у майстерні;
2. створення графіків та контроль за виконанням завдань;
3. координація роботи команд та ресурсів для досягнення цілей проєктів.4.

4. Спеціаліст з навчання та розвитку (Training and Development Specialist):

• розробка програм навчання та курсів для користувачів;
• тренінги та підтримка новачків;
• організація семінарів та воркшопів.

5. Менеджер зі зв'язків із громадськістю (Public Relations Manager):

• розвиток та виконання стратегій маркетингу та просування;
• взаємодія з медіа, громадою та партнерами.
• організація заходів та промоакцій.

6. Системний адміністратор (System Administrator):

• забезпечення стабільності та безпеки мережі та інформаційних систем;
• розв'язання технічних проблем та підтримка інфраструктури.

7. Спеціаліст з партнерств та розвитку бізнесу (Business Development Specialist):

• встановлення та розвиток партнерств з компаніями та іншими установами;
• пошук нових можливостей для фінансування та розвитку майстерні;
• аналіз ринку та розробка стратегій росту.

Це лише загальний перелік ролей. В реальності команда може виглядати різноманітно, в залежності від розміру та особливостей конкретної майстерні FabLab.

1.Управління майстернею:

• планування та координація. Розробка стратегічних та оперативних планів розвитку майстерні, а також координація їх виконання;
• організація робочого простору. Встановлення ефективного розташування обладнання та інфраструктури.

2. Фінансове управління:

• бюджетування та фінансовий контроль. Управління бюджетними ресурсами, контроль витрат та розробка стратегій економії.

3. Технічне обслуговування:

• управління обладнанням. Забезпечення належної роботи та технічної підтримки усього обладнання майстерні;
• забезпечення безпеки. Впровадження та контроль за правилами безпеки, надання інструкцій користувачам.

4. Комунікація та взаємодія:

• зв'язки з громадою. Встановлення та підтримка позитивних відносин з місцевою громадою, партнерами та іншими зацікавленими сторонами;
• взаємодія з користувачами. Надання інформації користувачам, вирішення їхніх питань та врахування фідбеку.

5. Управління персоналом:

• найм та управління персоналом. Відбір, навчання та оцінка роботи працівників майстерні;
• створення робочих графіків. Розподіл завдань та контроль за їх виконанням.

6. Навчання та розвиток:

• розробка програм навчання. Створення та оновлення навчальних програм та курсів;
• підтримка навчання. Забезпечення допомоги та підтримки новачкам та користувачам.

7. Маркетинг та просування:

• стратегії маркетингу. Розробка та виконання маркетингових стратегій для збільшення відомості та популярності майстерні;
• організація заходів. Проведення виставок, воркшопів та інших заходів для привертання уваги.

Let’s move from general information to practical solutions that work very well in our workshops and significantly simplify the administrator’s work.

Job Descriptions and Checklists

This is a very important part of FabLab administration. The sooner you document and refine these — the easier it will be to operate. These documents often become outdated, so you need to continually improve and adapt them based on ongoing feedback.

Here are a few job descriptions and checklists used at the Open Workshop "Parasolka":

• JOB DESCRIPTION_PARASOLKA
• CHECKLIST FOR MAINTAINING ORDER IN MAKERSPACE AREAS

Horizontal Connections

One of the very important and not always obvious aspects is the possibility of horizontal connections and understanding who else is present in the workshop space.

It is important to compile a list of all residents and their competencies. This document should be accessible to all residents (physically in the space or online). It greatly facilitates knowledge exchange among residents and significantly reduces the administrative workload.

Handling Requests

It is important to document and structure visitor requests to optimize the administrator’s work.

For example, if frequent requests arise for laser cutting, and each resident requires an individual workshop, it is advisable to designate a specific hour each week when everyone interested in learning the laser cutter can attend a centralized training session.

Here’s an example from GarageHUB in Kharkiv, which developed systems to address common issues such as cleaning, knowledge transfer, conflict resolution, and decision-making.

Infographics in the Space

This is an essential element. All frequently asked questions should be visualized and displayed in the space.

This applies to safety instructions, equipment operation manuals, and general rules for the space.

We use several approaches:

• QR codes with video tutorials for each machine in the workshop. This is a very useful tool that can be created with simple means. You only need to record a short video (a phone camera is enough) where a resident who knows the machine well demonstrates how to use it. Upload the video to your YouTube channel, generate a link, and attach the QR code directly to the machine.
• Infographics in the space. Some instructions are displayed directly on the equipment as short text blocks, describing what materials the machine works with and warnings about what not to do. You can see an example of such infographics on our laser cutter (photo of the machine).

We are also attaching a file with several examples of instructions and infographic elements used in OstrivLab. Below is a photo of how this infographic looks on the laser cutter.

Core Values

Having core values strongly influences the overall functioning of a FabLab. These should be fundamental principles — clear truths established by the workshop founders or community, shared by everyone who joins the space. They often serve as reminders and guiding principles, helping people navigate the environment.

Access Control to Equipment and Space

This is a major challenge for all workshops. In our FabLab, we have started testing the FABMAN access control system.

Fabman is a startup by an Austrian company that created the Happy Lab network of FabLabs. Their system enables efficient workshop management.

Fabman consists of both hardware and software components:

• The hardware includes “bridges” (controllers) that turn equipment power on/off, have a display and card reader, and connect via Wi-Fi.
• The software is a full online admin panel that allows managing access, booking times in a calendar, tracking equipment or space usage, and generating invoices for use. Each participant can have a personal profile, access level, and usage plan.

This system supports data-driven management — it provides clear visibility into what is used, when, and for how long. It also automates many administrative tasks, decentralizes access, and maintains safety standards. The integrated calendar improves time management and helps prevent equipment or space queues. The ability to manage not only equipment but also entrance doors is particularly convenient for overall platform organization.

One potential drawback we encountered is the limited functionality of the admin panel and the lack of specific features — for example, displaying a booking calendar for certain areas without access controllers. However, the open-source JSON API (https://github.com/FabmanHQ/fabman-api) allows customization and development of additional admin tools, which we plan to adapt to our needs.

Considering the relatively high subscription cost (at least in the Ukrainian context), we also see it as important to optimize the number of bridges. For example, for entrance doors, the FabLab Brno community offers a cheaper open-source controller configuration (https://github.com/fablab-brno/Fabman-door-reader).

Over the next year, testing the Fabman system at OstrivLab will help us better understand the optimal configuration for our needs without going through the long, complex, and costly process of developing our own system. After that, we will decide whether to continue integrating Fabman, switch to an alternative solution, or combine multiple systems.

There are many similar systems on the market, but most are quite expensive and may be financially inaccessible for small workshops at early stages. However, there are also open-source alternatives. For example, the Kyiv Hacklab is developing its own system tailored to their workshop’s needs. Preliminary materials can be found at the link provided.

Перейдемо від більш загальної інформації до прикладних рішень, які дуже добре працюють в наших майстернях, а також значно полегшують роботу адміністратора.

• Посадові інструкції та чек-лісти.

Це дуже важлива складова адміністрування майстерні. Чим швидше ви задокументуєте і пропрацюєте це — тим легше буде працювати. Ці документи дуже часто застарівають, і ви повинні їх покращувати і адаптовувати на основі постійного зворотного зв'язку.

Ось декілька посадових інструкцій і чек листів по яких працює Відкритий цех "Парасолька"

- JOB DESCRIPTION_PARASOLKA

- ЧЕК-ЛІСТ ПО ПІДТРИМЦІ ПОРЯДКУ У ПРОСТОРАХ МЕЙКЕРСПЕЙСУ'

• Горизонтальні зв'язки

Один з дуже важливих і не завжди очевидних моментів — це можливість горизонтальних зв'язків, і розуміння хто ще знаходиться в просторі майстерні.

Важливо скласти список всіх резидентів та їх компетенцій. Цей документ має бути доступний для всіх резидентів (фізично в просторі або онлайн). Це дуже допомагає обміну досвідом між резидентами та значно оптимізує навантаження на адміністратора.

• Робота з запитами

Важливо документувати і структурувати запити від відвідувачів для оптимізації роботи адміністратора.

Наприклад: якщо постійно з'являються запити щодо лазерної порізки, і кожен резидент вимагає індивідуального майстер-класу, тоді варто визначити годину на тиждень, коли всі, хто бажає освоїти лазер, могли б пройти централізований інструктаж .

Ось приклад того, як у GarageHUB з Харкова створюються рішення на запити/проблеми які часто виникають: прибирання, передача знань, вирішення конфліктів і прийняття рішень.

• Інфографіка в просторі

Це важлива складова. Всі питання, які часто виникають, повинні бути вербалізовані та розміщені в просторі.

Це стосується інструкцій безпеки, керування обладнання і загальних правил в просторі.

В нас є декілька рішень:

1. QR-коди з відеоінструкціями для кожного станка, який знаходиться в просторі. Це дуже корисна штука, яку можна зробити зм допомогою підручних засобів. Для цього потрібно зняти відео (підійде навіть телефон), де резидент, який добре володіє обладнанням, надасть інструктаж з користування станком. Далі залити це на свій YouTube-канал і згенерувати код посилання на це відео. QR-код можна приклеїти прямо на станок.
2. Інфографіка в просторі. Частину графіки з інструкціями ми виносимо прямо текстовими блоками на обладнання, де пишемо коротку інструкцію — з якими матеріалами працює даний станок, а також попередження чого робити не варто. Можете побачити приклад такої інфографіки на прикладі нашого Лазерного станка (фото станка).

Додаємо файл, де наявні деякі з інструкцій та елементів інфографіки в майстерні Ostrivlab. Фото як ця інфографіка виглядає на лазері:

• Фундаментальні цінності. Зазвичай наявність цього дуже впливає на загальне функціонування майстерні. Це повинні бути певні непорушні істини, сформовані ідеологами майстерні або спільнотою, і які мають розділяти всі нові люди, що заходять у ваш простір. Це часто служить нагадуванням, а також певним дороговказом, який дає можливість орієнтуватись в середовищі. Тут приклад 4-ох принципів майстерні OstrivLab, які в значній мірі спрощують адміністрування.
• Контроль доступу до обладнання і простору. Це великий біль для всіх майстерень, і в нашій майстерні ми наразі почали тестувати систему контролю доступу FABMAN. Це стартап австрійської компанії, яка створила мережу фаблабів Happy Lab, і має чудово налаштований адмінпроцес майстерні завдяки своєму продукту.

Фабмен — це система, покликана спростити адміністрування майстерень, зокрема фаблабів таких, як Острів. Система має софтову та хардову складові. Хардова — це так звані бріджи (містки), контролери, які подають або вимикають струм на обладнанні, мають дисплей, зчитувач карток, та керуються через вайфай. Софтова частина — це повноцінна онлайнова адмін-панель, з можливістю керувати доступом, бронювати дати в календарі, фіксувати час використання обладнання або просторів, та виставляти рахунки за користування ними. При цьому кожен учасник також може мати свій персоналізований профайл, доступ й план користування.

Така система корисна для переходу до управління, що ґрунтується на даних. Тут добре видно що, коли і скільки часу використовується. Також система знімає багато адміністративних задач і децентралізує процес доступу, та водночас не нехтує технікою безпеки. Потенційно наявність календаря покращує тайм-менеджмент і дозволяє уникати черг на використання обладання/просторів. Можливість керувати не тільки пристроями, але й вхідними дверима нам здається дуже зручною для організації доступу до платформи загалом.

Одним з потенційних недоліків, з якими ми зіштовхнулись, є обмеженість адмінпанелі та відсутність специфічних функцій. Таких, як виведення на дисплеї календаря з бронюванням певних просторів, що не мають контролерів доступу. Потенційно відкритий код JSON API (https://github.com/FabmanHQ/fabman-api) дозволяє створювати унікальні софт-інструменти в адмінці відповідно до потреб, тож розраховуємо кастомізувати її під себе додатково. Також, зважаючи на досить високу (принаймні для українського контексту) вартість абонплати, ми вбачаємо важливим напрямком оптимізацію кількості бріджів. Наприклад, для вхідних дверей фаблаб в Брно пропонує дешевшу опенсорс конфігурацію контролера (https://github.com/fablab-brno/Fabman-door-reader).

Наступний рік тестів системи Фабмен на платформі Острів дозволить краще зрозуміти необхідну нам конфігурацію без складного, довгого і коштовного процесу розробки власних рішень. Після цього ми зможемо прийняти рішення про продовження інтеграції системи або пошуку іншої альтернативної системи, чи навіть поєднанні декількох систем.

На ринку чимало схожих систем, але всі ці сервіси доволі дорогі, і на початковому етапі можуть бути фінансово недоступні для малої майстерні. Також наявні й опенсорсні системи. Зокрема Київська майстерня Хаклаб працює над тим, щоб випустити власну систему, розроблену для своєї майстерні. Орієнтовний реліз планується на лютий 2024 року. Попередні напрацювання можна знайти за посиланням тут