Leitung des FABLAB-Workshops

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In diesem Projekt haben wir uns entschieden, die Erfahrungen zweier ukrainischer Werkstätten (OstrivLab und die offene Werkstatt „Parasolka“) in Verwaltung und Management zu sammeln.

Werkstattverwaltung und -management sind recht komplexe Themen, die viele Komponenten beinhalten und von vielen Faktoren abhängen. Wir hoffen, dass das unten präsentierte Material Ihnen dabei helfen kann, Ihre bestehenden Werkstätten zu verbessern oder die Eröffnung einer neuen zu wagen.

Ihnen sollte sofort klar sein, dass jedes Projekt, jede Werkstatt und jedes Team Einzelfälle mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen sind und es kein universelles Modell gibt, das für alle passt. Es gibt jedoch eine Reihe von Prozessen und Problemen, die ähnliche Besonderheiten aufweisen und für die mehr oder weniger universelle Lösungen generiert werden können.

Wir können einige beliebte Probleme skizzieren.

1. Unzureichende Ressourcen. Viele FabLabs verfügen über begrenzte Budgets und Ausrüstung, was ihre Verwaltung und Verwaltung erschweren kann. Eine unzureichende Finanzierung kann die Verfügbarkeit moderner Ausrüstung und Technologie beeinträchtigen.
2. Personalprobleme. Die Fähigkeit, hochqualifiziertes Personal zu gewinnen und zu halten, ist eine wesentliche Voraussetzung für den erfolgreichen Betrieb von FabLab-Werkstätten. Ein Mangel an technischen Fachkräften kann zu Arbeitsunterbrechungen und einer Verschlechterung der Servicequalität führen.
3. Sicherheit und Geborgenheit. Das Sicherheitsmanagement in FabLab-Werkstätten erfordert eine kontinuierliche Verbesserung. Unsachgemäßer Einsatz von Geräten, unzureichender Arbeitsschutz und das Fehlen wirksamer Sicherheitsmaßnahmen können zu Gefahren für Benutzer führen.
4. Technische Probleme. Das Fehlen eines klaren technischen Supportsystems und eine unzureichende Gerätewartung können zu häufigen technischen Ausfällen und Unterbrechungen führen.
5. Geringe Hardwarelast. Es kann ein Problem mit der geringen Auslastung teurer und komplexer Geräte aufgrund mangelnder Nachfrage seitens der Nutzer oder unzureichender Qualität der Dienstbereitstellung geben.
6. Mangel an Koordination. FabLab-Werkstätten können Probleme mit der Organisation und Koordination der Arbeit haben. Das Fehlen eines wirksamen Managementsystems kann zu Betriebsausfällen und einer ineffizienten Ressourcennutzung führen.
7. Die Notwendigkeit einer ständigen Aktualisierung. Das rasante Tempo der Technologieentwicklung erfordert ständige Hardware- und Software-Upgrades, die kostspielig sein können und einen hohen Aufwand von Administratoren und Managern erfordern.
8. Mangelnde Standardisierung der Prozesse. Fehlende Standards und Verfahren können zu Inkonsistenzen in der Arbeit führen, die den Benutzern das Lernen und Arbeiten erschweren können.
9. Fragen zu Marketing und Werbung. Es ist wichtig, neue Nutzer zu gewinnen und eine stabile Nachfrage nach FabLab-Diensten sicherzustellen. Probleme mit Marketing und Werbung können die finanzielle Stabilität von Werkstätten beeinträchtigen.
10. Interaktion mit der Community. Der erfolgreiche Betrieb von FabLab-Workshops hängt von der Interaktion mit der lokalen Gemeinschaft, Bildungseinrichtungen und Unternehmen ab. Mangelnde effektive Interaktion kann es schwierig machen, neue Benutzer zu gewinnen und Workshops zu entwickeln.

Und wir können gleich einige grundlegende und durchaus universelle Möglichkeiten zur Lösung dieser Probleme auflisten.

1. Unzureichende Ressourcen:
   • Beschaffung von Finanzmitteln durch Zuschüsse, Sponsoren oder Industriepartner;
   • Aufbau von Partnerschaften mit Unternehmen, um Geräte auszutauschen oder auf gemeinsame Kosten zu aktualisieren.
2. Personalprobleme:
   • Entwicklung von Programmen zur Unterstützung der Aus- und Weiterbildung von Fachkräften im Technologiebereich;
   • Einführung eines Praktikums- und Fördersystems für junge Fachkräfte.
3. Sicherheit und Schutz:
   • Durchführung regelmäßiger Sicherheitsschulungen für Benutzer und Mitarbeiter;
   • Anwendung moderner Sicherheitsüberwachungs- und Kontrollsysteme.
4. Technische Probleme:
   • Abschluss von Verträgen zur technischen Wartung und systematischen Inspektion von Geräten;
   • Schaffung eines Systems zur sofortigen Reaktion auf technische Probleme.
5. Geringe Hardwarelast:
   • Durchführung von Marketingkampagnen zur Steigerung der Nachfrage nach Werkstattdienstleistungen;
   • Entwicklung von Programmen und Kursen zur Gewinnung neuer Benutzer.
6. Mangel an Koordination:
   • Implementierung des Projekt- und Aufgabenmanagementsystems;
   • Organisation regelmäßiger Treffen und Kommunikationsveranstaltungen.
7. Die Notwendigkeit einer ständigen Aktualisierung:
   • Entwicklung einer Hardware- und Software-Update-Strategie;
   • Aufbau von Partnerschaften mit Anbietern, um Rabatte auf Upgrades zu erhalten.
8. Mangelnde Standardisierung der Prozesse:
   • Entwicklung von Arbeitsstandards und -verfahren zur Gewährleistung von Konsistenz und Effizienz;
   • Schulung von Mitarbeitern und Benutzern zur Verwendung von Standardansätzen.
9. Fragen zu Marketing und Werbung:
   • Nutzung sozialer Netzwerke und Online-Plattformen für Marketingzwecke;
   • Entwicklung kreativer Initiativen und Maßnahmen zur Aufmerksamkeitsgewinnung.
10. Interaktion mit der Community:
    • Organisation offener Veranstaltungen für die Öffentlichkeit und Zusammenarbeit mit lokalen Institutionen und Unternehmen;
    • Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen zur Entwicklung von Aus- und Weiterbildungsprogrammen im Technologiebereich.

Fähigkeiten

Die Leitung eines FabLab-Workshops erfordert eine Vielzahl von Kompetenzen und Fertigkeiten. Im Folgenden sind allgemeine Rollen und Verantwortlichkeiten aufgeführt, die für eine effektive Verwaltung in ein Team aufgenommen werden können.

1. Leiter der Werkstatt (Lab Manager):

• Entwicklung und Umsetzung strategischer Pläne;
• Budget- und Finanzmanagement;
• Koordination von Sicherheit und Arbeitsschutz;
• Interaktion mit Partnern und der Community.

2. Technischer Spezialist:

• Verantwortung für den Betrieb und die Wartung technischer Anlagen;
• Einführung und Verbesserung neuer Technologien und Tools;
• Technischer Support für Benutzer und Mitarbeiter.

3. Projektmanager (Projektmanager):

1. Organisation und Leitung von Projekten in der Werkstatt;
2. Erstellen von Zeitplänen und Überwachungsaufgaben;
3. Koordination der Arbeit von Teams und Ressourcen zur Erreichung der Projektziele. 4.

4. Schulungs- und Entwicklungsspezialist:

• Entwicklung von Schulungsprogrammen und Kursen für Benutzer;
• Schulungen und Unterstützung für Neueinsteiger;
• Organisation von Seminaren und Workshops.

5. PR-Manager:

• Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Verkaufsförderungsstrategien;
• Interaktion mit Medien, Community und Partnern.
• Organisation von Veranstaltungen und Werbeaktionen.

6. Systemadministrator (Systemadministrator):

• Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit der Netzwerk- und Informationssysteme;
• Lösung technischer Probleme und Unterstützung der Infrastruktur.

7. Spezialist für Geschäftsentwicklung:

• Aufbau und Entwicklung von Partnerschaften mit Unternehmen und anderen Institutionen;
• Suche nach neuen Möglichkeiten zur Finanzierung und Entwicklung der Werkstatt;
• Marktanalyse und Entwicklung von Wachstumsstrategien.

Dies ist nur eine allgemeine Liste von Rollen. In der Realität kann das Team je nach Größe und Besonderheiten einer bestimmten FabLab-Werkstatt unterschiedlich aussehen.

Bevor Sie mit der Arbeit eines offenen Workshops beginnen, sollten Sie ein grundlegendes Verständnis dafür haben, wie die folgenden Punkte durchgeführt werden.

1. Werkstattleitung:

• Planung und Koordination. Entwicklung strategischer und operativer Pläne für die Entwicklung des Workshops sowie Koordination ihrer Umsetzung;
• Organisation des Arbeitsraums. Etablierung eines effektiven Standorts für Ausrüstung und Infrastruktur.

2. Finanzmanagement:

• Budgetierung und Finanzkontrolle. Verwaltung der Haushaltsmittel, Kostenkontrolle und Entwicklung von Einsparstrategien.

3. Wartung:

• Geräteverwaltung. Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und der technischen Unterstützung aller Werkstattgeräte;
• Gewährleistung der Sicherheit. Umsetzung und Kontrolle von Sicherheitsvorschriften, Bereitstellung von Anweisungen für Benutzer.

4. Kommunikation und Interaktion:

• Beziehungen zur Gemeinschaft. Aufbau und Aufrechterhaltung positiver Beziehungen zur lokalen Gemeinschaft, zu Partnern und anderen Interessengruppen;
• Interaktion mit Benutzern. Bereitstellung von Informationen für Benutzer, Lösung ihrer Fragen und Berücksichtigung von Feedback.

5. Personalmanagement:

• Personalbeschaffung und Personalmanagement. Auswahl, Schulung und Bewertung von Werkstattmitarbeitern;
• Erstellung von Arbeitsplänen. Zuweisung von Aufgaben und Kontrolle über deren Ausführung.

6. Schulung und Entwicklung:

• Entwicklung von Schulungsprogrammen. Erstellung und Aktualisierung von Bildungsprogrammen und Kursen;
• Trainingsunterstützung. Bereitstellung von Hilfe und Support für Neueinsteiger und Benutzer.

7. Marketing und Werbung:

• Marketing Strategien. Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien zur Steigerung der Bekanntheit und Popularität des Workshops;
• Organisation von Veranstaltungen. Durchführung von Ausstellungen, Workshops und anderen Veranstaltungen, um Aufmerksamkeit zu erregen.

Entscheidung

Einige der in unseren Workshops umgesetzten Lösungen.

Kommen wir von allgemeineren Informationen zu angewandten Lösungen, die in unseren Workshops sehr gut funktionieren und auch die Arbeit des Administrators erheblich erleichtern.

• Stellenbeschreibungen und Checklisten.

Dies ist ein sehr wichtiger Bestandteil der Werkstattverwaltung. Je früher Sie es dokumentieren und durcharbeiten, desto einfacher wird es. Diese Dokumente sind sehr oft veraltet und müssen aufgrund ständiger Rückmeldungen verbessert und angepasst werden.

Hier finden Sie einige Arbeitsanweisungen und Prüfblätter, nach denen der Open Shop „Parasolka“ funktioniert

- JOBBESCHREIBUNG_PARASOLKA

- CHECKLISTE ZUR Aufrechterhaltung der Ordnung im Makerspace

• Horizontale Verbindungen

Einer der sehr wichtigen und nicht immer offensichtlichen Punkte ist die Möglichkeit horizontaler Verbindungen und des Verständnisses, wer sich sonst noch im Raum des Workshops befindet.

Es ist wichtig, eine Liste aller Bewohner und ihrer Kompetenzen zu erstellen. Dieses Dokument muss allen Bewohnern zur Verfügung stehen (physisch im Raum oder online). Dies fördert den Erfahrungsaustausch zwischen den Bewohnern erheblich und optimiert die Arbeitsbelastung der Verwaltung erheblich.

• Arbeiten Sie mit Anfragen

Um die Arbeit des Administrators zu optimieren, ist es wichtig, Besucheranfragen zu dokumentieren und zu strukturieren.

Wenn es zum Beispiel immer Anfragen zum Laserschneiden gibt und jeder Bewohner einen individuellen Meisterkurs benötigt, lohnt es sich, eine Stunde pro Woche festzulegen, in der jeder, der den Laser beherrschen möchte, eine zentrale Einweisung absolvieren kann.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie GarageHUB aus Charkiw Lösungen für häufig auftretende Wünsche/Probleme schafft : Reinigung, Wissenstransfer, Konfliktlösung und Entscheidungsfindung.

• Infografiken im Weltraum

Dies ist eine wichtige Komponente. Alle häufig gestellten Fragen sollten verbalisiert und im Raum platziert werden.

Dies betrifft Sicherheitshinweise, Gerätemanagement und allgemeine Regeln im Weltraum.

Wir haben mehrere Lösungen:

1. QR-Codes mit Videoanleitungen für jede Maschine im Raum. Dies ist eine sehr nützliche Sache, die mit improvisierten Mitteln durchgeführt werden kann. Dazu müssen Sie ein Video drehen (auch ein Telefon reicht aus), in dem ein Bewohner, der sich mit der Ausrüstung gut auskennt, Anweisungen zur Bedienung der Maschine gibt. Laden Sie es anschließend auf Ihren YouTube-Kanal hoch und generieren Sie einen Linkcode für dieses Video. Der QR-Code kann direkt auf die Maschine geklebt werden.
2. Infografiken im Weltraum. Einen Teil der Grafiken mit Anleitungen platzieren wir direkt in Textblöcken auf dem Gerät, wo wir eine kurze Anleitung verfassen – mit welchen Materialien diese Maschine arbeitet, sowie Warnungen darüber, was man nicht tun sollte. Ein Beispiel für eine solche Infografik können Sie am Beispiel unserer Lasermaschine (Fotomaschine) sehen.

Im Anhang finden Sie eine Datei mit einigen Anweisungen und Infografikelementen im Ostrivlab-Workshop. Foto, wie diese Infografik auf einem Laser aussieht:

• Grundwerte. Normalerweise wirkt sich das Vorhandensein davon stark auf die Gesamtfunktion der Werkstatt aus. Dies sollten bestimmte unumstößliche Wahrheiten sein, die von den Ideologen des Workshops oder der Community formuliert und von allen neuen Menschen, die Ihren Raum betreten, geteilt werden. Dies dient oft als Erinnerung, aber auch als bestimmter Wegweiser, der die Navigation in der Umgebung ermöglicht. Hier ein Beispiel für die 4 Prinzipien des OstrivLab-Workshops, die die Verwaltung enorm vereinfachen.
• Kontrolle des Zugangs zu Geräten und Räumen. Das ist für alle Werkstätten ein großes Problem und in unserer Werkstatt haben wir derzeit damit begonnen, das FABMAN-Zutrittskontrollsystem zu testen. Hierbei handelt es sich um ein Start-up des österreichischen Unternehmens, das das Fablab-Netzwerk Happy Lab gegründet hat und dank seines Produkts über einen perfekt konfigurierten Werkstattverwaltungsprozess verfügt.

Fabman ist ein System zur Vereinfachung der Verwaltung von Werkstätten, insbesondere von Fablabs wie Ostriv. Das System besteht aus Software- und Hardwarekomponenten. Bei der Hardware handelt es sich um sogenannte Bridges, Controller, die die Geräte mit Strom versorgen oder abschalten, über ein Display und einen Kartenleser verfügen und über WLAN gesteuert werden. Der Softwareteil ist ein vollwertiges Online-Admin-Panel mit der Möglichkeit, den Zugang zu verwalten, Termine im Kalender zu reservieren, die Nutzungsdauer von Geräten oder Räumen zu erfassen und Rechnungen für deren Nutzung auszustellen. Gleichzeitig kann jeder Teilnehmer auch sein eigenes personalisiertes Profil, Zugang und Nutzungsplan haben.

Ein solches System ist für den Übergang zum datengesteuerten Management nützlich. Hier ist deutlich erkennbar, was, wann und wie lange verwendet wird. Darüber hinaus nimmt das System viele Verwaltungsaufgaben ab, dezentralisiert den Zugangsprozess und lässt gleichzeitig Sicherheitstechniken nicht außer Acht. Möglicherweise verbessert das Vorhandensein eines Kalenders das Zeitmanagement und ermöglicht es Ihnen, Warteschlangen für die Nutzung von Besitztümern/Räumen zu vermeiden. Die Möglichkeit, nicht nur Geräte, sondern auch Eingangstüren zu steuern, erscheint uns für die Organisation des Zugangs zum Bahnsteig im Allgemeinen sehr praktisch.

Einer der potenziellen Nachteile, auf die wir gestoßen sind, ist das eingeschränkte Admin-Panel und das Fehlen spezifischer Funktionen. Beispielsweise die Anzeige eines Kalenders mit der Reservierung bestimmter Räume, die über keine Zutrittskontrolle verfügen. Der potenziell offene JSON-API-Code ( https://github.com/FabmanHQ/fabman-api ) ermöglicht Ihnen die Erstellung einzigartiger Softtools im Admin entsprechend Ihren Anforderungen, daher gehen wir davon aus, ihn weiter anzupassen. Auch unter Berücksichtigung der (zumindest für den ukrainischen Kontext) recht hohen Kosten der Abonnementgebühr sehen wir die Optimierung der Anzahl der Brücken als eine wichtige Richtung. Für die Haustür bietet beispielsweise Fablab in Brünn eine günstigere Open-Source-Controller-Konfiguration an ( https://github.com/fablab-brno/Fabman-door-reader ).

Die Tests des Fabmen-Systems auf der Island-Plattform im nächsten Jahr werden es uns ermöglichen, die von uns benötigte Konfiguration besser zu verstehen, ohne den komplexen, langen und teuren Prozess der Entwicklung eigener Lösungen. Danach können wir entscheiden, ob wir die Integration des Systems fortsetzen oder ein anderes Alternativsystem finden oder sogar mehrere Systeme kombinieren möchten.

Es gibt viele ähnliche Systeme auf dem Markt, aber alle diese Dienstleistungen sind recht teuer und in der Anfangsphase möglicherweise für eine kleine Werkstatt finanziell nicht erschwinglich. Es stehen auch Open-Source-Systeme zur Verfügung. Insbesondere arbeitet die Kiewer Haklab-Werkstatt an der Veröffentlichung eines eigenen, für ihre Werkstatt entwickelten Systems. Die voraussichtliche Veröffentlichung ist für Februar 2024 geplant. Bisherige Entwicklungen finden Sie unter dem Link hier