Administration of the FABLAB workshop

В даному проекті ми вирішили закумулювати досвід двох українських майстерень (OstrivLab та відкритого цеху "Парасолька") в адмініструванні та управлінні.

Адміністрування і менеджмент майстерні — це досить комплексні теми, які містять багато складових і залежать від багатьох факторів. Сподіваємось, що викладений нижче матеріал зможе допомогти вам покращити ваші існуючі майстерні, або наважитись на відкриття нової.

Одразу варто усвідомити, що кожен проєкт, кожна майстерня і команда — це індивідуальні випадки з різним сильними і слабкими сторонами, і немає жодної універсальної моделі, яка підійде всім. Але є низка процесів і проблем, які мають схожу специфіку, і для яких можна генерувати більш-менш універсальні рішення.

Можемо окреслити декілька популярних проблем.[edit | edit source]

1. Недостатні ресурси. Багато майстерень FabLab мають обмежений бюджет та обладнання, що може ускладнювати їхні адміністрування та менеджмент. Недостатнє фінансування може впливати на доступність сучасного обладнання та технологій.
2. Кадрові проблеми. Здатність привертати та утримувати висококваліфіковані кадри є ключовою умовою для успішної роботи майстерень FabLab. Недостатність спеціалістів з технічних галузей може призвести до перебоїв у роботі та погіршення якості послуг.
3. Безпека та забезпечення. Управління безпекою та забезпеченням у майстернях FabLab вимагає постійного вдосконалення. Неналежне використання обладнання, недостатня охорона праці та відсутність ефективних заходів забезпечення можуть призвести до небезпеки для користувачів.
4. Технічні проблеми. Відсутність чіткої системи технічної підтримки та недостатнє обслуговування обладнання можуть призвести до частих технічних збоїв та перебоїв у роботі.
5. Низьке завантаження обладнання. Може виникнути проблема з низьким завантаженням дорогого та складного обладнання через відсутність достатнього попиту серед користувачів або недостатню якість надання послуг.
6. Брак координації. Майстерні FabLab можуть мати проблеми з організацією та координацією роботи. Відсутність ефективної системи управління може призвести до збоїв у роботі та неефективного використання ресурсів.
7. Потреба у постійному оновленні. Швидкий темп розвитку технологій вимагає постійного оновлення обладнання та програмного забезпечення, що може бути витратним та вимагати великих зусиль від адміністраторів та менеджерів.
8. Відсутність стандартизації процесів. Відсутність стандартів та процедур може призвести до непослідовності у роботі, що може ускладнити навчання та роботу користувачів.
9. Проблеми з маркетингом та просуванням. Важливо вміти привертати нових користувачів та забезпечувати стабільний попит на послуги FabLab. Проблеми з маркетингом та просуванням можуть впливати на фінансову стабільність майстерень.
10. Взаємодія з громадою. Успішна робота майстерень FabLab залежить від взаємодії з місцевою громадою, освітніми установами та підприємствами. Відсутність ефективної взаємодії може ускладнювати залучення нових користувачів та розвиток майстерень.

І одразу можемо навести деякі базові і доволі універсальні варіанти шляхів вирішення цих проблем.[edit | edit source]

1. Недостатні ресурси:
   • залучення фінансування через гранти, спонсорів або галузевих партнерів;
   • встановлення партнерств з компаніями для обміну обладнанням або його оновлення за спільний рахунок.
2. Кадрові проблеми:
   • розвиток програм для підтримки освіти та підготовки фахівців в сфері технологій;
   • запровадження системи стажування та підтримки для молодих спеціалістів.
3. Безпека та забезпечення:
   • проведення регулярних тренінгів з безпеки для користувачів та персоналу;
   • застосування сучасних систем моніторингу та контролю за безпекою.
4. Технічні проблеми:
   • укладення договорів на технічне обслуговування та систематична перевірка обладнання;
   • створення системи миттєвого реагування на технічні проблеми.
5. Низьке завантаження обладнання:
   • проведення маркетингових кампаній для збільшення попиту на послуги майстерень;
   • розробка програм та курсів для залучення нових користувачів.
6. Брак координації:
   • впровадження системи управління проєктами та задачами;
   • організація регулярних нарад та комунікаційних заходів.
7. Потреба у постійному оновленні:
   • розробка стратегії оновлення обладнання та програмного забезпечення;
   • встановлення партнерств з постачальниками для отримання знижок на оновлення.
8. Відсутність стандартизації процесів:
   • розробка стандартів роботи та процедур для забезпечення послідовності та ефективності;
   • навчання персоналу та користувачів використовувати стандартні підходи.
9. Проблеми з маркетингом та просуванням:
   • використання соціальних мереж та онлайн-платформ для маркетингу;
   • розвиток креативних ініціатив та заходів для привертання уваги.
10. Взаємодія з громадою:
    • організація відкритих заходів для громадськості та партнерство з місцевими установами та компаніями;
    • співпраця з освітніми закладами для розвитку програм навчання та освіти в галузі технологій.

Навички[edit | edit source]

Адміністрування майстерні FabLab вимагає різноманітних компетенцій та навичок. Нижче подано загальні ролі та обов'язки, які можуть бути включені до команди для ефективного адміністрування.

1. Керівник майстерні (Lab Manager):

• розробка та виконання стратегічних планів;
• управління бюджетом та фінансами;
• координація забезпечення безпеки та охорони праці;
• взаємодія з партнерами та громадою.

2. Технічний спеціаліст (Technical Specialist):

• відповідальність за функціонування та обслуговування технічного обладнання;
• впровадження та вдосконалення нових технологій та інструментів;
• технічна підтримка користувачів та персоналу.

3. Менеджер проектів (Project Manager):

1. організація та керівництво проєктами у майстерні;
2. створення графіків та контроль за виконанням завдань;
3. координація роботи команд та ресурсів для досягнення цілей проєктів.4.

4. Спеціаліст з навчання та розвитку (Training and Development Specialist):

• розробка програм навчання та курсів для користувачів;
• тренінги та підтримка новачків;
• організація семінарів та воркшопів.

5. Менеджер зі зв'язків із громадськістю (Public Relations Manager):

• розвиток та виконання стратегій маркетингу та просування;
• взаємодія з медіа, громадою та партнерами.
• організація заходів та промоакцій.

6. Системний адміністратор (System Administrator):

• забезпечення стабільності та безпеки мережі та інформаційних систем;
• розв'язання технічних проблем та підтримка інфраструктури.

7. Спеціаліст з партнерств та розвитку бізнесу (Business Development Specialist):

• встановлення та розвиток партнерств з компаніями та іншими установами;
• пошук нових можливостей для фінансування та розвитку майстерні;
• аналіз ринку та розробка стратегій росту.

Це лише загальний перелік ролей. В реальності команда може виглядати різноманітно, в залежності від розміру та особливостей конкретної майстерні FabLab.

Перед тим як запустити роботу відкритої майстерні варто мати базове розуміння, як виконуватимуться наступні пункти.[edit | edit source]

1.Управління майстернею:

• планування та координація. Розробка стратегічних та оперативних планів розвитку майстерні, а також координація їх виконання;
• організація робочого простору. Встановлення ефективного розташування обладнання та інфраструктури.

2. Фінансове управління:

• бюджетування та фінансовий контроль. Управління бюджетними ресурсами, контроль витрат та розробка стратегій економії.

3. Технічне обслуговування:

• управління обладнанням. Забезпечення належної роботи та технічної підтримки усього обладнання майстерні;
• забезпечення безпеки. Впровадження та контроль за правилами безпеки, надання інструкцій користувачам.

4. Комунікація та взаємодія:

• зв'язки з громадою. Встановлення та підтримка позитивних відносин з місцевою громадою, партнерами та іншими зацікавленими сторонами;
• взаємодія з користувачами. Надання інформації користувачам, вирішення їхніх питань та врахування фідбеку.

5. Управління персоналом:

• найм та управління персоналом. Відбір, навчання та оцінка роботи працівників майстерні;
• створення робочих графіків. Розподіл завдань та контроль за їх виконанням.

6. Навчання та розвиток:

• розробка програм навчання. Створення та оновлення навчальних програм та курсів;
• підтримка навчання. Забезпечення допомоги та підтримки новачкам та користувачам.

7. Маркетинг та просування:

• стратегії маркетингу. Розробка та виконання маркетингових стратегій для збільшення відомості та популярності майстерні;
• організація заходів. Проведення виставок, воркшопів та інших заходів для привертання уваги.

Рішення[edit | edit source]

Деякі з рішень, які імплементуються в наших майстернях.[edit | edit source]

Перейдемо від більш загальної інформації до прикладних рішень, які дуже добре працюють в наших майстернях, а також значно полегшують роботу адміністратора.

• Посадові інструкції та чек-лісти.

Це дуже важлива складова адміністрування майстерні. Чим швидше ви задокументуєте і пропрацюєте це — тим легше буде працювати. Ці документи дуже часто застарівають, і ви повинні їх покращувати і адаптовувати на основі постійного зворотного зв'язку.

Ось декілька посадових інструкцій і чек листів по яких працює Відкритий цех "Парасолька"

- JOB DESCRIPTION_PARASOLKA

- ЧЕК-ЛІСТ ПО ПІДТРИМЦІ ПОРЯДКУ У ПРОСТОРАХ МЕЙКЕРСПЕЙСУ'

• Горизонтальні зв'язки

Один з дуже важливих і не завжди очевидних моментів — це можливість горизонтальних зв'язків, і розуміння хто ще знаходиться в просторі майстерні.

Важливо скласти список всіх резидентів та їх компетенцій. Цей документ має бути доступний для всіх резидентів (фізично в просторі або онлайн). Це дуже допомагає обміну досвідом між резидентами та значно оптимізує навантаження на адміністратора.

• Робота з запитами

Важливо документувати і структурувати запити від відвідувачів для оптимізації роботи адміністратора.

Наприклад: якщо постійно з'являються запити щодо лазерної порізки, і кожен резидент вимагає індивідуального майстер-класу, тоді варто визначити годину на тиждень, коли всі, хто бажає освоїти лазер, могли б пройти централізований інструктаж .

Ось приклад того, як у GarageHUB з Харкова створюються рішення на запити/проблеми які часто виникають: прибирання, передача знань, вирішення конфліктів і прийняття рішень.

• Інфографіка в просторі

Це важлива складова. Всі питання, які часто виникають, повинні бути вербалізовані та розміщені в просторі.

Це стосується інструкцій безпеки, керування обладнання і загальних правил в просторі.

В нас є декілька рішень:

1. QR-коди з відеоінструкціями для кожного станка, який знаходиться в просторі. Це дуже корисна штука, яку можна зробити зм допомогою підручних засобів. Для цього потрібно зняти відео (підійде навіть телефон), де резидент, який добре володіє обладнанням, надасть інструктаж з користування станком. Далі залити це на свій YouTube-канал і згенерувати код посилання на це відео. QR-код можна приклеїти прямо на станок.
2. Інфографіка в просторі. Частину графіки з інструкціями ми виносимо прямо текстовими блоками на обладнання, де пишемо коротку інструкцію — з якими матеріалами працює даний станок, а також попередження чого робити не варто. Можете побачити приклад такої інфографіки на прикладі нашого Лазерного станка (фото станка).

Додаємо файл, де наявні деякі з інструкцій та елементів інфографіки в майстерні Ostrivlab. Фото як ця інфографіка виглядає на лазері:

• Фундаментальні цінності. Зазвичай наявність цього дуже впливає на загальне функціонування майстерні. Це повинні бути певні непорушні істини, сформовані ідеологами майстерні або спільнотою, і які мають розділяти всі нові люди, що заходять у ваш простір. Це часто служить нагадуванням, а також певним дороговказом, який дає можливість орієнтуватись в середовищі. Тут приклад 4-ох принципів майстерні OstrivLab, які в значній мірі спрощують адміністрування.
• Контроль доступу до обладнання і простору. Це великий біль для всіх майстерень, і в нашій майстерні ми наразі почали тестувати систему контролю доступу FABMAN. Це стартап австрійської компанії, яка створила мережу фаблабів Happy Lab, і має чудово налаштований адмінпроцес майстерні завдяки своєму продукту.

Фабмен — це система, покликана спростити адміністрування майстерень, зокрема фаблабів таких, як Острів. Система має софтову та хардову складові. Хардова — це так звані бріджи (містки), контролери, які подають або вимикають струм на обладнанні, мають дисплей, зчитувач карток, та керуються через вайфай. Софтова частина — це повноцінна онлайнова адмін-панель, з можливістю керувати доступом, бронювати дати в календарі, фіксувати час використання обладнання або просторів, та виставляти рахунки за користування ними. При цьому кожен учасник також може мати свій персоналізований профайл, доступ й план користування.

Така система корисна для переходу до управління, що ґрунтується на даних. Тут добре видно що, коли і скільки часу використовується. Також система знімає багато адміністративних задач і децентралізує процес доступу, та водночас не нехтує технікою безпеки. Потенційно наявність календаря покращує тайм-менеджмент і дозволяє уникати черг на використання обладання/просторів. Можливість керувати не тільки пристроями, але й вхідними дверима нам здається дуже зручною для організації доступу до платформи загалом.

Одним з потенційних недоліків, з якими ми зіштовхнулись, є обмеженість адмінпанелі та відсутність специфічних функцій. Таких, як виведення на дисплеї календаря з бронюванням певних просторів, що не мають контролерів доступу. Потенційно відкритий код JSON API (https://github.com/FabmanHQ/fabman-api) дозволяє створювати унікальні софт-інструменти в адмінці відповідно до потреб, тож розраховуємо кастомізувати її під себе додатково. Також, зважаючи на досить високу (принаймні для українського контексту) вартість абонплати, ми вбачаємо важливим напрямком оптимізацію кількості бріджів. Наприклад, для вхідних дверей фаблаб в Брно пропонує дешевшу опенсорс конфігурацію контролера (https://github.com/fablab-brno/Fabman-door-reader).

Наступний рік тестів системи Фабмен на платформі Острів дозволить краще зрозуміти необхідну нам конфігурацію без складного, довгого і коштовного процесу розробки власних рішень. Після цього ми зможемо прийняти рішення про продовження інтеграції системи або пошуку іншої альтернативної системи, чи навіть поєднанні декількох систем.

На ринку чимало схожих систем, але всі ці сервіси доволі дорогі, і на початковому етапі можуть бути фінансово недоступні для малої майстерні. Також наявні й опенсорсні системи. Зокрема Київська майстерня Хаклаб працює над тим, щоб випустити власну систему, розроблену для своєї майстерні. Орієнтовний реліз планується на лютий 2024 року. Попередні напрацювання можна знайти за посиланням тут